あなたはこんなことを経験したことがありませんか？

～ある会社で～

自分「上司さん、今ちょっといいですか？」
上司「いいよ。どうしたの？」
自分「〇〇の案件が今大変で、本来今日届いているはずだったんですけど、まだ発送されてないみたいで。。
さっき先輩さんが気づいてくれて。。。
先方にも伝えないとですし、実際に手元に届くかの確認もしないとなんですけど、どこに問い合わせていいのかだし、とりあえず今日の今日で必要なものではないみたいなんですけど。。」

上司「え？結論はなんなの？」
自分「どうしたらいいかなって。。」

上司「結局なにが言いたいの？緊急で必要なことは？」
自分「先輩さんも動いてくれたので、緊急で動かないといけないことはなさそうです。ただ。。」

上司「ごめんなんだけど、もっとまとめて整理してから話してよ。」
自分「はい。。すみません。。。」

自分の話しを聞いてもらえないって、結構ショックですよね。。。

特に社会人になりたての方に多いことかなと思います。
自分も対応を相談したいのにうまく伝えられないことや、
手短に報告をしたいのに長くなってしまい上司をいらつかせることがよくありました。

今回は私自身が実践してみて、明らかに相手への伝わり方がよくなった
本から学んだ『ホウレンソウ（報・連・相）のポイント』３点と
伝え方の本おすすめ3選を紹介いたします！
ホウレンソウに限らず、「相手に対してなにかを伝える」ためには非常に重要なポイントとなっております。
参考になればうれしいです！

再現性高く、簡単にできるものを紹介しますので、ぜひ実践してみてください！
くわしく学びたい！という方は、ぜひ本を手に取ってみてください！

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ほぼすべての仕事において求めれらる社内コミュニケーション

どんな職種、業種でも、社内でのホウレンソウ（報告・連絡・相談）は必ずついて回ります。
新人の方でもベテランの方でも、相手が変わるだけで等しくホウレンソウは行われています。
ただ、働いている年数に関係なく、話が非常に分かりにくい人はたくさんいるように見受けられます。
わかりにくい話を延々としているため、上司に怒られてしまう、注意を受けてしまう方をたくさん見てきました。

私自身もわかりやすい伝え方ができず、
上に書いてあるようなことをたくさん言われたことがあります。
そういったことが続いた結果、上司への報告が嫌すぎて、
5分にも満たない報告の前に、30分ほど悶々とただ悩むといったことがありました。

しかし、
言い方を変えたり、意識するだけで、大きく改善できるポイントはたくさんあります。

【こんなビジネスマンにおすすめ】

・「何が言いたいのかわからない」と
よく言われる

・話し始めると長くなってしまい、
自分でも何が言いたいのかわからなくなる

・長々と話したが「で、結局なに？」と返される

・上記のようなことがよくあり、
上司へ報告に行くのが気が重い。。

・20代の若手サラリーマン（特に新卒、第２新卒）

・部下を持ち始めた30代サラリーマン

【実践することでどう変わるか？/　実践しなかったらどうなるか？】

伝え方を若いうちから鍛えておかないと、将来的にどうなるか？

自分の職場にいる方を例に挙げていきます。

・裏で話が長いおじさん扱いされる
（ベテランのため、他の同僚達も表立って言えない）

・話が長く、なにが言いたいかわからないため、
　上司もあまり話しを聞きたがらない

・「結論から話して！」と何度も注意されるが、
　現在の伝え方で20年近くやってきてしまっているため、
　なにが悪いのかがわからない。
　結果、修正することもできない

いわゆる窓際族に近いかたちですね。。
こういった方を否定するつもりはないのですが、
肝心なのは、上司や同僚などの時間を奪ってしまっていること。
生産性、効率性が非常に重視される時代でこれはいけないことです。

AIがありえないスピードで発達していくであろうこれからの時代において、1人あたりの生産性はより求められていくことでしょう。
成果に対して時間を使わなければいけないのに、無駄に長く、伝わりにくい話を誰が聞きたいのでしょうか？

ここからお伝えするポイントや書籍を読んでいただき、
仕事における伝え方のコツを少しでも掴んでいただければとてもうれしいです！

『ホウレンソウ（報・連・相）のポイント』3点

伝え方の本をたくさん読んだうえで感じた、
『ホウレンソウ（報・連・相）のポイント』3点はこちらです。

①結論から話す
②短くまとめる
③話を聞く人の頭の中を考える

ひとつずつ解説していきます

ホウレンソウ（伝え方）のポイント①結論から話す

一番大事なことは、一番はじめに言いましょう

一番大事なポイントは、一番最初に伝えましょう
よく言われることですが、これに尽きます。

特におすすめしたいのは、
『話し始める前にジャブを打つこと』です。

具体的には、
「〇〇について1点相談させていただきたいのですが、〇分ほどよろしいでしょうか？」

これをまず言うことです。

なぜ、結論から話すことが大事なのか？

結論から話す理由はなんでしょうか？
あなたの上司は、あなた以上に時間がないことが多いからです。
より具体的に言うと、あなた以上のタスクを抱えながら、あなたのマネジメントを行っているためです。

非常に時間がタイトな中、どんな内容かも分からない状態のあなたからの話しを最後まで聞く余裕があるでしょうか。
話すということは、自分の時間を使うことはもちろん、相手の時間ももらっています。
相手を尊重するのであれば、わかりやすく・伝わりやすくするのが礼儀ですね。

上司に限った話ではないですが、大事なことをもう１つ。
内容が不透明なまま、話しを聞き続けることは非常にストレスがかかります。
これはあなたにおいても、上司においても、あなたの顧客にとっても同じ事です。

「そんなことない！内容がわからないからといってストレスにならない話しもたくさんある！」という方もたくさんいらっしゃると思います。
その場合、「その人の話しを聞かないといけない！という義務感・使命感があったり、
その人自体やこれから話されるであろうことにすでに興味があったり、
その人自身がおもしろかったり等、
話しを聞いてもらえる土台ができあがっていることが多いです。

同じ内容の話しでも、
街中で急に知らない人に「ちょっといいですか？」と話されるのと
あなたが尊敬してやまない人から話されるのと
どちらを聞き続けていたいかは言うまでもないですよね？

そのため、
結論から話すことによって、相手に全体像をまずイメージしてもらうことが大事です。

『結論から話す』の実践方法

『話し始める前にジャブを打つこと』について、もう少し具体的にお話しします。

先ほどの例は、大まかに3つに分解できます。

「〇〇について1点相談させていただきたいのですが、△分ほどよろしいでしょうか？」

〇〇について⇒主語
相談⇒動詞
〇分ほどよろしいでしょうか⇒所要時間を伝える

主語は当たり前に必要ですね。これがないと上司から「なにが？」というツッコミをちょうだいします。

大事なのは、動詞です。

動詞がない場合
「〇〇の件なんですが、△分ほどよろしいでしょうか？」

というかたちになります。
これも悪くはないです。
ただ、動詞がつくことによって明らかに話の伝わりやすさが変わります。
なぜかというと、話しを聞く相手がどういったことを考えながら話しを聞いたらいいかわかるからです。

例えば、上司側の立場になって考えてみましょう
「〇〇について”報告”」であれば、対応した内容などに間違いがなかったかのチェックをすればいいわけです
「〇〇について”相談”」であれば、なにかについて意思決定が必要なのか？を考えながら話しを聞けばいいのです
より具体的に
「〇〇について”予算の相談”」
「〇〇について”提案内容の相談”」

など伝えていくと、より相手はストレスなくあなたの話しを聞くことができます。
なので、主語だけでなく動詞も入れたジャブを意識しましょう。

最後に、所要時間を伝えることも忘れてはいけません。
あなたの話しが1分で済むのか？15分かかってしまうのか？
あなたにしかわからないからです。

これらのポイントを押さえて、
結論から話す（話し始める前にジャブを打つ）ことをまず意識してみましょう！

ホウレンソウ（伝え方）のポイント②短くまとめる

話は短ければ短いほどいい

ビジネスシーンのほとんど場合において、あなたの話しは短いに越したことはありません。

繰り返しになりますが、あなたの上司やあなたの顧客は、あなた以上に時間がないことが多いからです。

有名な話ですが、
フランスの哲学者 パスカルの手紙があります。
彼は友人に宛てた手紙にこのような一文を残しています。

「今日は時間がなかったので、手紙が長くなってしまった」

普通逆では？と思うかもしれませんが、
シンプルに短く伝えるためには、要点だけをかいつまむ必要があります。
より端的でより伝わりやすい表現を考える必要があります。
言い換えれば、相手のために創意工夫の時間を割かないといけません。
そのため、忙しく時間がなかったパスカルはそのような文を残したのではないでしょうか。

話しを短くまとめるコツ

短くまとめるコツは『そぎ落とすこと』です。
あれもこれも継ぎ足し継ぎ足しをしていってしまうと余計な枝葉がついてしまうことが多いためです。

例えば、ある商業施設が若い人向けのイベントを企画しようとしたとき、
若い人の集客のため、話題のYou Tuberを呼びトークライブをすることに決まっていたとします。
しかしそのあと年配の偉い方が来て、「うちの主力は食料品部門なんだから、そこにお客さんが行くようなイベントにしてよ」と言いました。
それを受け、有名飲食店の期間限定出店も行うことになりました。
これでいこうとしていた矢先、別の偉い方が来て、「今衣料品が売れてないんだからそこを盛り上げるようなイベントやってよ」と言われました。
それを受け、有名ブランドのデザイナーを呼んで若い方向けの着こなし講座兼トークイベントも行うことになりました。
しかし、有名飲食店の招致とYou Tuberさんとデザイナーさんの出演料で予算はオーバー。
限られた予算と会場のスペースを3つのイベントに割ったため中途半端なことしかできず、
なにをしたいのかわかりにくいイベントになってしまいました。
結果、お客さんはあまり来てくれませんでした。

この例は極端ですが、
継ぎ足し継ぎ足しで論を組み立てると、余分なものまで足されてしまうことが多いです。

ではどうすればいいでしょうか？
おすすめなのは、『まず紙に書き出してみること』です。

ホウレンソウに当てはめて言えば、
Ⅰ⇒相談したい案件のこと、起きていること、前提条件など、すべて書き出してみます。
Ⅱ⇒そしてそれをカテゴリーごとに分類していきます。
Ⅲ⇒あとは今回1番大事なことを決め、それに関係のないことは削っていきます。

このように、短くまとめるには、
すべて書き出し、それを整理し、必要なこと以外はそぎ落とすことが重要です。

ホウレンソウ（伝え方）のポイント③話を聞く人の頭の中を考える

聞き手のメリット／デメリットに沿って話しを組み立てる

ホウレンソウ（報・連・相）のポイント3つ目は
『話を聞く人の頭の中を考える』です。
言い換えれば、相手の利害や嗜好を知った上で論を組み立てることです。
当たり前ですが、興味のないことは聞く気持ちが起きにくいからです。

例えば、
あなたが営業マンだとして、
上司は売り上げに関係のない話を長々と聞いてくれるでしょうか？
こういう商品がもっと売れる！と商品開発部門に熱弁したとして、コストも人員体制も度外視した話しを開発部門は聞いてくれるでしょうか？
急なクレーム対応が入って、経費の申請が期日を過ぎてしまったとして、
自分の仕事が増えるだけなのに経理部門は理由もなく期日を伸ばしてくれるでしょうか？

まずは相手の喜ぶことを知ること

他の部門には他の部門が追うべき数字があります。
あなたの顧客もなにかの数字を追っています。
売り上げを追う部門、効率化を行いコストを削減する部門、目的は様々です。

あなたの上司は、なにを目標に掲げて日々仕事をしていますか？
あなたの顧客は、なにを目標に掲げて日々商売をされていますか？

そこを具体化することが肝要です。
そして、あなたの話しは、相手のメリットもしくはデメリットにつながっていればいるほど聞いてもらいやすくなります。
あなたの話しを聞くことによる相手のメリット、あなたの話しを聞かないことによる相手のデメリット、
どちらかを②でお話しした、ジャブに簡潔に入れ込むことができれば、そのあとの話しの伝わり方が明らかに変わります。

まずは話しを聞く相手がなにを求めているのか？どんな仕事をしているのか？知ることから始めてみましょう。

ホウレンソウ（伝え方）のポイント まとめ

ここまで『ホウレンソウ（報・連・相）のポイント』3つをお伝えしてきました。

①結論から話す（話し始める前にジャブを打つ）
②短くまとめる
③話を聞く人の頭の中を考える

社内コミュニケーションや顧客へコミュニケーションにお悩みの方、
ぜひ実践してみてください！

【伝え方の本おすすめ3選】

ここからは、
伝え方について、より詳細に、よりロジカルに教えてくれる本を紹介します。
興味があればぜひ手にとってみてください！

今回お伝えする伝え方の本おすすめはこちらです。

①内定者への手紙　最強の文章化術ー「報告が下手」「わかりづらい」から脱却せよ (SHOWS Books)
②1分で話せ 世界のトップが絶賛した大事なことだけシンプルに伝える技術
③ロジカル・シンキング (Best solution)

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①内定者への手紙　最強の文章化術ー「報告が下手」「わかりづらい」から脱却せよ (SHOWS Books)　著者：北野　唯我

内定者への手紙　最強の文章化術ー「報告が下手」「わかりづらい」から脱却せよ (SHOWS Books)

「え？文章術の本？」と思ったかもしれません。
しかし、そもそも文章にできない（言語化できない）ことは相手に伝えることはできません。
著者の北野 唯我さんは「わかりやすさを作る技術」は、ほぼ普遍的にある（本文から抜粋）と述べ、
「わかりづらい」をなくすために、どうしたらわかりやすくなるか？を

簡潔に、再現性高く落とし込んでくれています。
特におすすめしたいポイントは、書いてあること「実践のしやすさ」です。
本を読んでみたけど実践に至らないというのはよく聞く悩みですが、
この本については、読んでからすぐ実行できる項目が非常に多いです。
それだけ普遍的なことを書いてくれているかと思います。

特に20代の方や新卒の方は必読の本と言いたいくらいおすすめです。

②1分で話せ 世界のトップが絶賛した大事なことだけシンプルに伝える技術　著者：伊藤　羊一

１分で話せ　世界のトップが絶賛した大事なことだけシンプルに伝える技術

著者の伊藤洋一さんは、かつてあのソフトバンクの会長である孫正義さんの後継者を見つけ出し、育てるためのアカデミーで、年間1位の成績を修めた経験を持つスーパービジネスマンです。

そんな方が、1分で相手を動かすための、伝え方のフレームワークを、再現性高く記載してくれています。
こちらも20代の方や新卒の方は必読の本と言いたいくらいおすすめです。

③ロジカル・シンキング (Best solution)　著者：照屋 華子、 岡田 恵子

ロジカル・シンキング Best solution

現在のビジネスシーンでもっとも普遍的・基本的な考え方と言っても過言ではない「ロジカルシンキング（論理的思考）」。

伝え方においても、ロジカルに行うことはとても大事なことです。

なぜなら、ビジネスになじみがあるひとであればあるほど、ロジカルシンキングに触れている時間が長いからです。

そんなロジカルシンキングを体系的に学べる基本の一冊です。

伝えること以外にもビジネスに有用なことがたくさん書いてあります。

こちらもぜひ読んでみてください。

ロジカルシンキングは、選択肢を絞っていくことにも大変有効な考え方です。

「なにが言いたいのかわからない」と言われないため、相手になにを伝えるべきか？伝えないべきか？をロジカルに絞り込んでいきましょう。

部下を持ち始めた３０代サラリーマンや後輩社員の教育に携わり始めた２０代サラリーマンにもおすすめです。

【まとめ】

本から学んだホウレンソウ（報・連・相）のポイント３つと、伝え方の本おすすめ3選を紹介いたしました。

【ホウレンソウ（報・連・相）のポイント３つ】

①結論から話す（話し始める前にジャブを打つ）
②短くまとめる
③話を聞く人の頭の中を考える

【伝え方の本おすすめ3選】

①内定者への手紙　最強の文章化術ー「報告が下手」「わかりづらい」から脱却せよ (SHOWS Books)
②1分で話せ 世界のトップが絶賛した大事なことだけシンプルに伝える技術
③ロジカル・シンキング (Best solution)

基本的にどの業種、職種の方にも使えるものを意識したので、ぜひご活用いただけると嬉しいです。
おすすめの本もぜひ手に取ってみてください！

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内定者への手紙　最強の文章化術ー「報告が下手」「わかりづらい」から脱却せよ (SHOWS Books)