はじめに：ビジネスメールやチャットで困っていませんか？
ビジネスマンのみなさん、仕事でこんな悩みはありませんか？
- メールやチャットで誤解を招いてしまう
- 相手に内容が伝わらなくて、何度もやり取りが発生してしまう
- 重要な情報が埋もれてしまい、相手に気づいてもらえない
これらの悩みは、多くの方が経験するものです。
しかし、
ちょっとしたコツを意識するだけで、相手に伝わるわかりやすい文書を書くことができます。
そこで今回は『わかりやすいメール＆チャットの書き方・伝え方』3つのコツをご紹介します。
これらのコツをマスターすることで、相手に伝わる文書をスムーズに作成できるようになり、
ビジネスシーンで活躍できる人材へと成長することができます。
ぜひ読んでみてください！
こちらも興味があればよろしくお願いします！
社内コミュニケーションの基本のキ、「報・連・相」にフォーカスした記事です！
ビジネスで誤解を避け、信頼を築く！『わかりやすいメール＆チャットの書き方・伝え方』3選
1. 結論から書く
「結論から書く」ことがなぜ伝わりやすいのか？
結論から書くことは、読者が全体像を把握しやすく、重要なポイントを理解しやすくなります。
そのため、伝わりやすい文書を書くための最も重要なポイントの一つとなっております。
人は最初に聞いた情報しか頭に残らない傾向があります。
そのため、結論を最初に書くことで、相手に伝えたいメッセージが明確になり、理解度が向上します。
また、結論から書くことで、文書の構成が明確になります。
結論を元に内容を組み立てていくことで、論理的に筋道立った文書を書くことができます。
「結論から書く」のやりかた
1. 結論を明確にする
まず、伝えたい結論を明確にすることが重要です。
結論とは、文書全体を通して伝えたいメッセージを簡潔にまとめたものです。
情報を整理して、相手に一番伝えたいことはなにか？をハッキリとさせましょう。
2. 結論から書き始める
結論を明確にしたら、文書を結論から書き始めましょう。
結論を最初に書くことで、読者は最初に重要なポイントを知ることができ、
その後の内容を理解しやすくなります。
例えば、上司に提案メールを送る際、
「〇〇の件について提案があります。
具体的には、△△を実施することで、売上を〇%増加させることができます。」
と、結論を最初に持ってくることで、内容が伝わりやすくなります。
3. 理由や根拠を説明する
結論を述べた後に、その理由や根拠を説明します。
「なぜその結論に至ったのか？」理由や根拠を説明することで、結論の説得力が増し、信頼性を高めることができます。
再度、上司に提案メールを送る例になります。
「〇〇の件について提案があります。
具体的には、△△を実施することで、売上を〇%増加させることができます。
増加を見込める背景として、△△の見込み顧客が現状の顧客の他に□□社あるからです。」
と、なぜ売上増加できるか？の提案の根拠をハッキリさせることで、提案の説得力を増加させます。
4. 具体例を挙げる
理由や根拠を説明する際には、具体的な例を挙げることで、相手の理解度をさらに高めることができます。
「例えば」、「もしも～として」など、具体例により相手のイメージを想起させる話しをいれます。
上司に提案メールを送る例を再度使います。
「〇〇の件について提案があります。
具体的には、△△を実施することで、売上を〇%増加させることができます。
増加を見込める背景として、△△の見込み顧客が現状の顧客の他に□□社あるからです。
△△を昨年に実施したB社は、売上●●%増加することに成功しました。
仮に受注率が70％として、□□社の見込みがあれば、〇％の売上増は現実的と考えられます。」
と、他社事例を出すことによって、
さらに根拠の説得力を増すと同時に、相手のイメージを具体的にします。
結論から書くことは、相手に伝わる文書を書くための基本的なテクニックです。
上記のポイントを意識して、結論から書くことを習慣化することで、より伝わりやすい文書を書くことができるようになります。
文章の順番としては、
結論→根拠→具体例の順番がポイントになります。
2. 短くまとめる
「短くまとめる」ことがなぜ伝わりやすいのか？
メールやチャットを短くまとめることは、３つの理由で伝わりやすい文書を書くために重要です。
①相手が内容を理解しやすい
人は長い文章を読むよりも、短い文章を読む方が理解しやすい傾向があります。短くまとめることで、読者は重要なポイントをすぐに把握することができます。
②余計な時間の節約になる
相手は限られた時間の中で多くの情報を処理しています。
短くまとめることで、相手の時間の節約になります。
短くわかりやすくまとめることは、相手への「思いやり」の表れです。
③誤解を招きにくい
長い文章は冗長になりやすく、誤解を招きやすくなります。
短くまとめることで、誤解を招きにくい文章になります。
「短くまとめる」のコツ
1. 結論を明確にする
まず、伝えたい結論を明確にすることが重要です。
結論を明確にすることで、必要な情報と不要な情報を判断しやすくなります。
2. 不要な情報を削除する
結論に関係のない事柄や、冗長な表現など、「不要な情報」は思い切って削除しましょう。
ここでいう不要な情報とは、
「相手にとって不要な情報」です。
自分にとっては、「ここも重要だから伝えたい！」と思っていたとしても、相手にとっても重要か？はまた別のお話です。
伝えたい情報、伝えることによって果たしたい目的から照らし合わせて、不要かどうか？
相手が知りたい情報にそぐわない内容になっていないかどうか？
を常に考える必要があります。
3. 簡潔な言葉を使う
難しい言葉や専門用語は避け、誰でも理解できるような簡潔な言葉を使うようにしましょう。
よく言われるのは、
「小学生にもわかるように伝える」
です。
「そんな低いレベルでいいの？」と思うかもしれませんが、これくらいがベストです。
実際にわかりやすい文章は、簡単な言葉で端的に紡がれていることが多いです。
難しいことを簡単に伝えることが至高です。
3. なるべくやり取りを少なくする
「やり取りをなるべく少なくする」ことがなぜ伝わりやすいのか？
メールやチャットのやり取りをなるべく少なくすることは、以下２つの理由で大切です。
相手に伝わりやすい文書を書くためにも必須になります。
①時間の節約になる
相手も自分も限られた時間の中で多くの情報を処理しています。
やり取りを少なくすることで、双方の時間の節約になります。
やり取りが多くなってしまい、時間をたくさん取られる方は、ビジネスでは敬遠されます。
②信頼関係が築きやすい
より少ないやり取りで効率的に意思疎通ができるため、「この人と話すとスムーズにコトが進む」と思ってもらいやすいです。
そういったやり取りを重ねていくと信頼関係が積み重なり、なにか仕事をお願いするときの選択肢に上がりやすいです。
「やり取りをなるべく少なくする」のコツ
1. 目的を明確にする
メールやチャットを送る前に、まず目的を明確にしましょう。
目的が明確であれば、必要な情報を整理しやすくなります。
「目的はなにか？」を常に問うこと
文章作成に限らず、仕事において非常に重要なことです。
これは次の項目にもつながってくる大切なことです。
２. 質問は具体的に
質問をする場合は、具体的な内容を伝えましょう。
曖昧な質問は、相手を混乱させてしまう可能性があります。
また、目的のわからない質問は相手を混乱させます。
以前、私の職場でこのようなことがありました。
後輩A「先輩さん、1月20日のアポに同行した人って後輩Bさんですか？」
先輩「うん、そうだよ。なんかあった？」
後輩A「いえ、それだけ確認したかったので大丈夫です。ありがとうございます。」
先輩は、提案した顧客からなにか苦情があったのか？と思い、問いただしました。
すると、後輩Aさんは、
「顧客への提案がうまくいっていなかったため、どういうやり方をしていたのか後輩Bさんに質問しようとしていました。」と言いました。
先輩さんは忙しそうだし、聞くのも迷惑かと思い、尻込みしたとのことでした。
後輩Aさんはどうするべきだったのか？
まず質問の目的を明確に伝えるべきでした。
「今、提案がうまくいっていないので、提案内容についてお聞きしてもいいですか？
もちろんお忙しいと思うので、難しければ以前同行していた方にお聞きします。
1月に同行してたのって後輩Bさんでしたか？」
質問は大きく変わりませんが、質問の目的が明確になっています。
相手も、後輩Aさんがなにを聞きたいのか？がすぐわかるので、回答がしやすいです。
このように、質問はやり方を誤ると、伝わり方も大きく変わっていってしまいます。
気をつけましょう。
３. やり取りを想定する
なにか質問や依頼をメールやチャットで行うときは、その後のやり取りを想定しましょう。
そして、想定したやり取りを自分が送るメールやチャットに盛り込みましょう。
具体的には、
「この質問に対する回答はAとBが予想できるな」と想定できた場合、
次に来るであろうやり取りを先取りしてしまいましょう。
回答がAの場合、●●もお聞きしたいです。
回答がBの場合、△△の方向で進めてもよろしいでしょうか。
といったかたちです。
例えば、
「製品ZのX社への提案プレゼンについて、
価格交渉になった場合、10％値引きまで提示してもよろしいでしょうか。
10％値引き提示が難しい場合は、何％まで可能でしょうか。
またはなにかサービス面で付随できるものはございますか。」
このように、10％値引きがOKの場合は、そのまま進める。
10％値引きが難しい場合は、その次に自分が確認するであろうことを想定して、
「では、どのくらいまでOKなのか？」
「値引きと代替できるものはあるか？」
を先にメールやチャットに書いておきます。
これで、もしも値引きが難しかった場合でも、ラリーが1往復減らせることになります。
メールやチャットを受け取る相手も別の仕事を抱えています。
やり取りの回数、時間は少ないに越したことはありませんね。
自分が想定している回答とは全然別の角度の回答が来て、視野の狭さを痛感することもあるかもしれません。
それでも全然大丈夫です。
想定を重ねていくことで、その精度・確度が明らかに磨かれていきます。
まとめ
『わかりやすいメール＆チャットの書き方・伝え方』を身に着けることで、
相手に伝わる文書をスムーズに作成できるようになり、ビジネスシーンで活躍できる人材へと成長することができます。
文書力を高めるためには、アウトプット、フィードバック、インプットを意識することが重要です。日々の努力を積み重ねることで、説得力があり、信頼される文書を書けるようになりましょう。
もしご興味があれば、
他の記事も読んでみてください！
ビジネス全般に使える「伝え方」について紹介している記事はこちら！
プレゼン・説明・提案にありがち失敗とその対策を紹介しています
ビジネスマン必須スキル「ロジカルシンキング」について紹介しています！
コメント